Implementar un sistema ERP es una decisión estratégica que hay que tomar con el mayor cuidado pues impacta directamente en el futuro de la empresa. Es básico sopesar no solo los costes iniciales de adquirir un software ERP sino otras muchas cuestiones para asegurar un despliegue satisfactorio.

Aspectos a tener en cuenta:

1- Integración de departamentos: Módulos

Un buen ERP tiene como objetivo automatizar y agilizar los procesos de negocio, por lo que el producto seleccionado debe ser capaz de sustituir las aplicaciones y los métodos utilizados en estos para unificar toda la gestión corporativa en él: programas de contabilidad y finanzas, tesorería, compras, almacén, ventas, facturación, fabricación, proyectos, etc. Las soluciones modernas ofrecen distintos módulos integrables para abarcar las diferentes áreas.

2- Sistema abierto: Importación y Exportación de datos

Comprueba si se integra con soluciones corporativas externas, como una plataforma de eCommerce, un TPV, herramientas de movilidad de procesos de empresa…; y también con sistemas de terceros (clientes, proveedores…). Es crítico asegurar la importación y exportación de distintos formatos de datos (Excel, XML, Access, ASCII…). Trabajar con BBDD estándares del mercado, lo facilita.

3- Facturación avanzada: Gestión documental y eFactura

Los ERPs más adelantados son capaces de detectar e integrar las facturas recibidas mediante una solución incorporada de escaneado y detección automatizada de las mismas. Igualmente, presentan un módulo de eFactura con firma electrónica.

4- Capacidades de análisis: Cuadros de mando

La integración de todos los departamentos en una única solución permite trabajar con datos únicos. Esta uniformidad facilita la posibilidad de realizar análisis certeros de los que obtener información de valor. Más allá de los informes, la solución debe ofrecer cuadros de mando para visualizar fácilmente los KPIs de cada área.

5- Automatización: Reglas y alertas

Es importante poder generar reglas para ejecutar acciones de forma automática, de manera que el sistema ERP ‘trabaje para nosotros’. Es decir, que un movimiento en un área determine una acción en otras en función de cómo lo hayamos definido. Por ejemplo, si quedan menos de X unidades en el almacén de un producto, una alerta avisará a compras para realizar un pedido.

6- Personalización: Facilidad de uso y seguridad

El éxito de un software ERP se mide, en buena medida, por la satisfacción de los usuarios, por eso es crítico que ofrezca la máxima personalización y un interface intuitivo: facilidad para crear nuevos procesos, opciones de menú, nuevos campos, nuevas pantallas, tablas… Los ERPs tienen que adaptarse a la empresa y no al revés. Por otra parte, el acceso por roles a datos y funciones es innegociable para proteger los datos corporativos.

7- Tratar con un integrador

Al comprar un software ERP, presta atención a la solvencia del proveedor, así como al roadmap del producto en el mercado español. Asegúrate de que el ERP está configurado y se actualiza según las leyes de España. Contar con el apoyo de un partner especializado en la solución agilizará su implantación pues te ayudará a revisar todos los procesos para optimizarlos y sacar el máximo partido al sistema ERP.